En strategigruppe bestående av kirkevergen og etter hvert personalsjefen, fellesrådsleder, biskop, de to prostene og stiftsdirektøren startet i 2014 en drøfting omkring kirken i Stavanger 2020. Her ble en rekke spørsmål formulert under fanen «Kirken i møte med en ny virkelighet».

«Kan kirken i Stavanger drive videre slik som nå? Er det en rasjonell og fornuftig bruk av personell, bygninger og økonomiske ressurser? Kan ressursbruken knyttet til de ulike aktivitetene, inkludert gudstjeneste vurderes på ny? Arbeider kirken i Stavanger med de riktige tingene? Skal menighetene fortsatt arbeide side om side av med til dels de samme aktivitetene? Hva er de riktige innsatsområdene? Hvordan skal ressursene brukes for at kirken skal kunne komme nærmere sine medlemmer og folk flest?»

Gruppen snakket uforpliktende om temaene og det ble ikke skrevet referater. Men en konsekvens av samtalene var bred enighet om at tiden er overmoden for å jobbe mer systematisk med spørsmålene.

Fellesrådet og strategigruppen inviterte leder og nestleder fra menighetsrådene samt alle kirkelig ansatte til et motivasjonsseminar med tittelen «Kirken i Stavanger mot 2020» i mars 2015. Prosjektleder fra Vesterbro sogn i København holdt hovedforedraget før gruppesamtaler.

Våren 2015 vedtok fellesrådet å starte saksforberedelser, og ba om menighetsrådenes tilslutning. Et flertall av menighetene var positive, mens et mindretall av ulike grunner var kritiske særlig til ressursbruk. Prosjektet ble deretter vedtatt i fellesrådet høsten 2015. Det ble utlyst stilling som prosjektleder i to år i full stilling med oppstart 1.januar 2016.

I januar startet prosjektleder informasjonsinnhenting i menighetene og i ledergruppene (prostene og kirkevergekontoret). En representant fra KAs utviklingsavdeling (Arbeidsgiverorganisasjonen for kirkelige virksomheter) er involvert, og det har vært uformelle samtaler med rådgiver for menighetsutvikling på bispedømmekontoret. De 17 enkeltsamtalene med daglig leder i menighetene har hatt høyest prioritet, da disse besitter en nøkkelposisjon mellom fellesråd og menighet.

Fellesrådet vedtok grunnlagsdokumentet (les her) på møtet 10.02.16.

Det ble så satt ned en partssammensatt styringsgruppe:

Stig Ellingsen og Kristin Torp representerer fellesrådet, daglig leder Solveig Myklatun, trosopplærer Kendra Hoover Noddeland og diakon Kristin Dyrstad (vara) representerer fellesrådsansatte, Øyvind Tjelle og Tor Moen Tønnessen (vara) representerer de bispedømmeansatte, prost Stefan Emmerhoff  og domrprost Anne Lise Ådnøy (vara) fra Bispedømmet, samt personalsjef Unn Rosenberg og kirkeverge Svein Inge Thorstvedt (leder) fra Fellesrådsadministrasjonen. Prosjektleder Tor Magne Nesvik er styringsgruppas sekretær. 

Som grunnlagsdokumentet redegjør for ble første fase fram til august 2016 viet informasjonsinnhenting og fokus på orgnasiasjonskultur. Fra oktober 2016 til mars 2017 foregikk andre fase; et dypdykk i enkelte sentrale tema for prosjektet, før tredje fase gikk fra slutten av mars til juli 2017, da fellesrådet vedtok å sende prosjektforslaget på høring til menighetsrådene og bispedømmerådet.

Dokumentasjon fra arbeidet i fase 1, 2 og 3 kan leses under fanen "prosjektarkiv".

Fjerde fase; august til november 2017 dreier seg om drøftingsmøter, konsekvensutredninger og dialog med menighetsråd, bispedømmeråd og andre interessenter. Femte fase handler om å avslutte prosjektperioden i desember 2017 og skissere veien videre, avhengig av fellesrådsvedtakene som gjøres 15.november, basert på høringssvarene fra menighetsrådene med svarfrist 31.oktober 2017.